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iso9001:2015標準7.1.6條文講:“組織應確定用于過程運行和達成產(chǎn)品和服務的符合性所需要的知識?!?這段的內(nèi)容是要求企業(yè)對其運行ISO9000質(zhì)量管理系統(tǒng)(下簡稱ISO9000)所需的知識進行界定,明確哪些是所需要的。這個工作是很繁瑣的,不容易做好,因為組織的知識涉及面太廣了。
根據(jù)本條文的注2,組織知識的界定可以根據(jù):a) 內(nèi)部來源(如:知識產(chǎn)權(quán)、由經(jīng)驗而得的知識、從失敗和成功項目中獲取的教訓、非文件化知識和經(jīng)驗的獲得與分享、過程改進的結(jié)果、產(chǎn)品和服務的改進結(jié)果);b) 外部來源(如:各種標準、學術(shù)界、會議以及從客戶和外部供方收集的知識)。
根據(jù)上述的企業(yè)內(nèi)外兩個來源,對企業(yè)運行ISO9000所需的知識進行分類,大約有幾下幾種:包括企業(yè)的各種 ,各種工作程序、作業(yè)指導書,產(chǎn)品檢驗標準, 或行業(yè)標準,相關(guān)法規(guī),學術(shù)界著作與論文,專業(yè)論壇的成果,這些是可取之即用的知識,根據(jù)知識管理理論的分類,這些屬于顯性知識,另外有一些是與之對應的知識是隱性知識,即條文注2中所說的非文件化的知識與經(jīng)驗,這些知識是很個性化、難于格式化或文字化的知識,如員工的一些個人操作經(jīng)驗、工作意識等。
組織的知識一定要建立清單的,或者叫做目錄。比如,各種文件的清單,產(chǎn)品標準的清單等等。不然,單就企業(yè)自身的文件來說,如果沒有一個目錄管理,那結(jié)果 是災難性的。
當然,對于“組織知識”這節(jié)要求的實施,僅僅建立一個清單是不夠的。因為條文講:“這知識應予以維護并在必要的范圍內(nèi)可獲得?!薄霸谔幚碜兏镏械男枨笈c趨勢時,組織應考慮其現(xiàn)有知識,并確定如何得到或獲取所需的更多知識和必需的更新。”這里講到“維護”“更新”,即要求對企業(yè)對其知識進行必要的管理,保證企業(yè)從上到下都能獲得足夠的知識,以實現(xiàn)企業(yè)的目標
(1)首先要識別銀行ISO服務質(zhì)量管理體系所包含的過程。銀行質(zhì)量管理體系所需的過程有四個方面:一是關(guān)于管理活動方面的大過程,它重點要求銀行的管理層如何圍繞本行的服務質(zhì)量進行管理。如方針的制定和評審、目標的分解和考核、職權(quán)的明確和溝通、工作計劃考核總結(jié)、管理評審等;二是關(guān)于銀行資源配置方面的大過程,它要求銀行必須圍繞服務質(zhì)量的,合理配備資源,這里的資源是指人力資源、基礎設施、工作環(huán)境、資金、息等資源,并管理好這些過程;三是關(guān)于銀行服務提供方面的過程。比如,銀行為儲戶匯款業(yè)務,它就由兩個基本的過程所組成:①儲蓄柜受理這筆業(yè)務的操作過程;②儲蓄柜將操作結(jié)果呈交給電子聯(lián)行柜,實行跨行匯兌結(jié)算過程。匯款業(yè)務的這兩個過程,只要其中一個失控,都會影響到這位儲戶的滿意程度。四是關(guān)于測量、分析和改進的大過程。其目的就是要對質(zhì)量管理體系進行監(jiān)視和改進,以增強顧客滿意。
(2)在確定好ISO所包含的過程以后,要對這些過程進行定位,哪些過程在前,哪些過程在后,如何處理過程之間的內(nèi)在聯(lián)系和相互作用。可以利用矩陣式流程圖來表示各過程之間的關(guān)系。
ISO認證過程中,記錄究竟保存多長時間?據(jù)我們的輔導的企業(yè)來講,一般來說,除了內(nèi)審和管理評審的記錄保存三年外,其他的記錄都應該長期保存的。
ISO認證企業(yè)中,記錄是重要的記錄,也是企業(yè)按照ISO標準進行管理的證據(jù)。一些記錄也不是一二年就可以銷毀的,一些記錄,如設備清單、人員培訓記錄、供應商清單等是要長期保存的,只有這樣,企業(yè)才能夠有依據(jù)進行有效管理。
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